Delegacje krajowe są nieodłączną częścią życia zawodowego. Sposób ich rozliczenia jest znany zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Mimo tego bardzo często sporządzane są błędnie.
Oddelegowanie i podróż służbowa – różnice
Kiedy przedsiębiorca wysyła pracownika do wykonania pracy przez określony czas do miasta innego niż na umowie o pracę, wtedy mamy do czynienia z oddelegowaniem. W takim wypadku przedsiębiorca jest zobowiązany do sporządzenia aneksu do umowy, który zmienia warunki pracy.
Jeśli chodzi o podróż służbową ma ona miejsce gdy pracownik odbywa podróż zleconą przez pracodawcę poza miejscowość, na terenie której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika. Aby podróż służbowa spełniała formalne warunki, pracodawca musi wydać polecenie wyjazdu służbowego. Może tego dokonać na piśmie sporządzając specjalny druk. Jest to wskazana metoda, aby uniknąć niepotrzebnych niedomówień. Należy na nim określić termin, docelowe miejsce, a także zadania do wykonania podczas tego wyjazdu. Wykonanie polecenia takiej podróży służbowej jest obowiązkowe, a w przypadku odmówienia pracodawca może wyciągnąć konsekwencje.
Takiego obowiązku nie mają kobiety w ciąży oraz rodzic opiekujący się dzieckiem do lat 4.
Jak rozliczyć delegację krajową?
Aby pokryć koszty związane z delegacją, pracownikowi wysłanemu w taką podróż przysługują należności na ich pokrycie. Tak zwana dieta to kwota przeznaczona na pokrycie wydatków związanych z wyżywieniem podczas podróży. Pełna dieta krajowa to koszt dla przedsiębiorcy rzędu 30 zł i ma ona miejsce podczas jednej doby w czasie dłuższym niż 12 godzin. W przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin pracownikowi przysługuje połowa sumy diety. Za każdą kolejna dobę, trwającą ponad 8 godzin ponownie przysługuje pełna kwota diety, a do 8 godzin jest do 15 złotych. W przypadku, kiedy pracownik otrzyma częściowe wyżywienie, obowiązujące rozporządzenie daje możliwość zmniejszenia diety. Wtedy dieta za śniadanie lub kolację zostaje obniżona o 25%, a obiad o 50%. Jeśli pracodawca zapewni zatrudnionemu 3 posiłki na cały dzień, nie musi przyznawać wtedy diety.
Zarówno nocleg w delegacji krajowej, jak i koszt transportu, zwracany jest pracownikowi za okazaniem rachunków. W przypadku ich braku obowiązują ryczałty. Ryczałt za nocleg wynosi 150% wartości diety, czyli 45 złotych, a ryczałt za transport 20% diety za każdą dobę. Pracownik może także skorzystać z własnego środka transportu. W tejże sytuacji obowiązują stawki kwotowe za 1 kilometr. Na tej podstawie działa rozliczanie delegacji krajowej.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czym różni się oddelegowanie od podróży służbowej?
Oddelegowanie ma miejsce, gdy przedsiębiorca wysyła pracownika do wykonania pracy przez określony czas do miasta innego niż na umowie o pracę, co wymaga sporządzenia aneksu do umowy. Podróż służbowa to podróż zlecona przez pracodawcę poza miejscowość siedziby firmy lub stałego miejsca pracy pracownika.
Jakie warunki musi spełnić podróż służbowa, aby była formalna?
Aby podróż służbowa spełniała formalne warunki, pracodawca musi wydać pisemne polecenie wyjazdu służbowego, określając na nim termin, docelowe miejsce oraz zadania do wykonania podczas wyjazdu.
Kto nie ma obowiązku odbycia podróży służbowej?
Obowiązku odbycia podróży służbowej nie mają kobiety w ciąży oraz rodzic opiekujący się dzieckiem do lat 4.
Jak oblicza się wysokość diety krajowej w zależności od czasu trwania delegacji?
Pełna dieta krajowa to 30 zł za dobę, gdy podróż trwa dłużej niż 12 godzin. W przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin pracownikowi przysługuje połowa sumy diety. Za każdą kolejną dobę, trwającą ponad 8 godzin, ponownie przysługuje pełna kwota diety, a do 8 godzin – 15 złotych.
Kiedy dieta krajowa może zostać zmniejszona lub nie przysługiwać?
Dieta krajowa może zostać zmniejszona, gdy pracownik otrzyma częściowe wyżywienie: za śniadanie lub kolację zostaje obniżona o 25%, a za obiad o 50%. Jeśli pracodawca zapewni zatrudnionemu 3 posiłki na cały dzień, nie musi przyznawać wtedy diety.
Jakie są zasady zwrotu kosztów noclegu i transportu w delegacji krajowej?
Koszty noclegu i transportu są zwracane pracownikowi za okazaniem rachunków. W przypadku ich braku obowiązują ryczałty: ryczałt za nocleg wynosi 150% wartości diety (czyli 45 złotych), a ryczałt za transport 20% diety za każdą dobę. Pracownik może także skorzystać z własnego środka transportu, wtedy obowiązują stawki kwotowe za 1 kilometr.
